NBC Universal验厂咨询-供应商应如何应对NBC Universal审核过程中发现的不符合项

当供应商在 NBC Universal 审核过程中发现不符合项时，可以按照以下步骤进行应对：

一、理解不符合项
详细记录与沟通
在审核现场，要求审核人员详细说明不符合项的具体内容、位置和表现形式。例如，如果是环境方面的不符合项，如废水排放超标，要记录超标污染物的种类、超标倍数、涉及的生产环节等信息。
与审核人员保持良好的沟通，确保对不符合项的理解准确无误。对于模糊或不确定的地方，及时询问澄清，避免误解导致后续整改方向错误。
评估影响范围
确定不符合项对产品质量、员工健康安全、环境以及企业运营的潜在影响。例如，安全设施不符合要求可能会导致员工发生事故，影响企业的正常生产；环保不符合项可能会引发法律问题和社会舆论压力。
分析不符合项是否存在系统性问题，即是否在其他生产环节或部门也可能存在类似的问题。例如，一个车间发现的化学品存储不符合规定，可能意味着其他车间也有相同的风险。
二、制定整改计划
组建整改团队
成立一个跨部门的整改团队，成员包括涉及不符合项的部门负责人、质量控制人员、安全管理人员和环境专家（如果需要）等。例如，如果是设备安全方面的不符合项，设备维护部门、生产部门和安全管理部门的人员都应参与整改。
明确团队成员的职责，如谁负责制定具体整改措施、谁负责协调资源、谁负责监督整改进度等。确保每个成员都清楚自己在整改过程中的任务。
设定整改目标和时间表
根据不符合项的严重程度和实际情况，设定合理的整改目标。整改目标应该是具体、可衡量、可实现、相关联且有时限的（SMART 原则）。例如，对于废水排放超标的不符合项，整改目标可以是在一个月内将废水排放指标降低到规定范围内。
制定详细的整改时间表，将整改过程分解为多个阶段，并明确每个阶段的关键节点和时间期限。例如，第一阶段（一周内）完成废水处理设备的检查和维修计划制定；第二阶段（两周内）完成设备维修和调试；第三阶段（一个月内）进行废水排放指标检测，确保达到标准。
三、实施整改措施
资源调配
根据整改计划，调配必要的人力、物力和财力资源。例如，如果需要更换新的环保设备，要安排采购人员联系供应商、财务人员安排资金、安装人员负责设备安装调试等。
确保整改所需的资源及时到位，避免因资源短缺而延误整改进度。如果内部资源不足，可以考虑外部合作，如聘请专业的环保公司或安全顾问提供技术支持。
措施执行与监控
按照整改计划，严格执行各项整改措施。整改团队成员要定期检查整改工作的进展情况，确保措施的执行符合要求。例如，在整改员工培训不符合项时，要检查培训课程的内容是否完整、培训时间是否达到规定要求、员工是否真正掌握了相关知识和技能。
建立整改过程的监控机制，及时发现并解决整改过程中出现的问题。例如，在整改过程中发现新的不符合项或者整改措施达不到预期效果时，要及时调整整改计划。
四、提供整改证据
文件记录与整理
在整改过程中，要做好详细的文件记录，包括整改措施的执行情况、资源使用情况、整改进度等。例如，记录设备维修的日期、维修内容、更换的零部件；记录员工培训的时间、地点、参加人员名单和培训考核结果等。
整理所有与整改相关的文件，形成完整的整改档案。整改档案应包括不符合项报告、整改计划、整改措施执行记录、整改后的检测或验收报告等内容，以便在审核复查时能够提供充分的证据证明不符合项已经得到有效整改。
与审核方沟通反馈
在整改过程中，定期向审核方反馈整改情况，让审核方了解整改的进展和措施。例如，可以通过电子邮件、电话会议等方式，向审核方报告整改的关键节点完成情况、遇到的问题和解决方案等。
根据审核方的意见和建议，及时调整整改计划和措施。审核方可能会根据其经验和专业知识，对整改工作提出一些有价值的意见，供应商应积极采纳，确保整改工作符合 NBC Universal 的要求。
五、预防再次发生
制度完善与培训强化
对企业的管理制度和操作流程进行全面审查，根据不符合项产生的原因，修改和完善相关制度和流程。例如，如果是因为员工操作不规范导致的不符合项，要在操作手册中明确正确的操作步骤，并加强员工培训，防止类似问题再次出现。
加强员工培训，提高员工对合规要求的认识和执行能力。培训内容不仅要包括本次不符合项相关的知识和技能，还要涵盖企业的质量、安全、环境等方面的政策和要求。
定期自查与持续改进
建立定期的内部自查机制，按照 NBC Universal 的审核标准和要求，对企业的运营进行自查自纠。例如，每月进行一次安全检查、每季度进行一次环境监测等，及时发现潜在的不符合项，提前进行整改。
将持续改进的理念融入企业文化，鼓励员工积极参与质量管理、安全管理和环境管理等工作，不断提高企业的管理水平和合规性。