Amazon验厂辅导|通过社会责任审计作为监督供应商合规性和持续改进的工具

1 概述
Amazon 坚定地致力于以合法且合乎道德的方式开展业务，包括与奉行相同原则的供应链合作伙伴（简称“合作伙伴”）展开合作。Amazon 制造供应链中的供应商须遵守《供应商行为准则》（简称“供应商准则”）。 供应商每年至少接受一次审计，以监督持续的合规性和改进情况；许多工厂每年会接受多次审计（包括后续审计）以解决审计结果中的具体问题。
本文档旨在概述 Amazon 代管审计的审计程序，并提供 Amazon 风险评估标准相关指导。
2 审计概述 
Amazon 使用社会责任审计作为监督供应商合规性和持续改进的一种方式。社会责任审计是半公开的；供应商将在审计小组到场审计前一周收到通知。审计工作将在各产品生产工厂内进行。
如果审计结果中存在警告或严重问题，审计小组将在 60 至 90 天内开展后续审计，确认是否已消除问题并确保已建立预防问题再次发生的适当程序。后续审计还将验证是否存在任何其他的严重或警告问题。
审计小组通常由两名审计人员组成，二人分别执行独立的审计部分；一人进行文件审查，另一人进行运营审查（环境、健康和安全）。
2.1 首次会议
首次会议的目的是安排审计小组向供应商的工厂管理层和员工进行自我介绍，并审查审计工作的重要方面，例如当天的日程安排、要解决的具体问题、供应商准则以及审计报告的准备和交付方式。审计小组还将对完整性声明进行解释，并要求供应商签署该声明，以表明供应商承诺保证透明性，并禁止任何供应商或审计公司的代表人员提供、收受或索取任何形式的贿赂。
供应商与会人员：工厂高级经理，运营高级经理，社会责任经理，环境、健康与安全高级经理，人力资源高级经理。
2.2 工厂巡查
供应商应带领审计小组巡查工厂。巡查工作应在首次会议之后进行。审计小组可在巡查中熟悉工厂的布局和运营情况，确定并优先考虑审计过程中可能需要展开更详细检查或审查的运营领域。涉及 Amazon 产品生产、分销或储存的所有建筑物以及所有公共区域（如食堂、宿舍等）均须接受审查。
审计小组成员可以要求供应商批准其拍摄工厂内部和审计结果的照片。审计内容包括：
- 有害物质的储存和处理
- 制造和加工操作
- 员工食堂、厨房和食物储藏区
- 医疗诊室
- 宿舍
- 配送中心/仓库
工厂运营人员或健康与安全经理应陪同审计人员进行审计，因为审计过程中将突出强调严重问题或需要立即解决的问题。
2.3 文件审查
审计小组通常会在巡查后分头展开工作：一人进行文件审查，另一人进行运营审查（环境、健康和安全）。供应商应在审计小组到场前准备好提供以下文件。须审查的文件包括：
- 工资表记录
- 员工文件：年龄证明、身份证明，工作许可证等
- 人力资源政策：雇佣、招聘
- 工厂检查证书、许可证、手续等
- 法律要求的特定健康检查的员工记录
- 劳工机构和雇用惯例
- 人员名单
- 审计小组可能要求的任何其他书面材料
2.4 管理层访谈
审计小组成员将与工厂管理层进行私密访谈。访谈对象包括工厂经理、生产经理、健康与安全经理、人力资源经理、主管等。访谈目的是确认受访者对政策、文件、记录、运营实践等方面的了解情况。
2.5 员工访谈
审计小组成员将与部分员工进行私密访谈。员工访谈的目的是确认其对政策的了解情况，对运营实践、与主管和其他员工的工作关系以及工作条件进行评估。访谈是保密性的，必须在私下进行，且不得有工厂经理或其他供应商工作人员在场。所有员工访谈信息都必须作为 Amazon 保密材料进行匿名保存。严禁供应商对参与审计流程的受访员工采取任何惩罚措施：不得因访谈而扣除员工工资或对员工施以其他处罚。
2.6 透明性承诺
Amazon 希望工厂在与工时和工资相关的所有记录方面做到公开、诚信和透明。出于审计目的，透明性即提供有关工厂工作条件（包括正常工作时间、加班时间、工资、工资构成、工资扣除项及任何其他相关信息）的准确文件。透明性对于确保劳动标准得到保护至关重要。完整和准确的记录使 Amazon 能够有效评估供应链中的风险，并与我们的每个业务合作伙伴建立积极的工作关系。Amazon 不会容忍那些不愿诚实对待自己的行为并以伪造记录或贿赂作为通过审计的手段的工厂。
2.7 分包披露
Amazon 产品的生产方式必须符合或超出《供应商准则》所反映的 Amazon 及其客户的期望。Amazon 希望合作伙伴要求其供应商和分包商遵守《供应商准则》所涵盖的标准和做法。供应商必须披露以下关系：
- 将生产或相关流程（例如，非现场熨烫、洗衣、装配等）分配到非 Amazon 签约工厂的第三方的任何分包商；
- 生产或加工带有 Amazon 商标或根据 Amazon 设计规格生产的产品的任何分包商。
- 任何劳工或招聘机构，并且必须允许审计人员接触工厂服务提供者（例如，清洁员、厨工、安保员等），
以便进行员工访谈和记录审查（如有需要）。
工厂还必须通过采取以下措施来确认为 Amazon 提供直接或间接产品或服务的任何二级供应商或分包商的合规性：
- 指派负责实施管理制度和方案的代表，以监督适用法律和《供应商准则》的合规情况。
- 定期审查和评估管理制度和方案的质量和效率。
- 对私营职业介绍所 (PEA)（例如，招聘机构或职介机构）进行预选尽职调查和持续核查，确认其符合适用法律和《供应商准则》的相关规定。 
- 持续记录并监督下级原材料或零部件供应商的合规情况，将《供应商准则》要求传达给这些下级供应商。 
管理层将有机会在审计过程中披露所有分包关系。